Los números: parte fundamental de tu negocio
No dejes de lado una parte fundamental para el éxito de tu empresa: el dominio de los fundamentos contables y financieros.
Escrito por: Marisol García Fuentes
Cuando inician un negocio, los emprendedores generalmente se entusiasman con el desarrollo de su producto o servicio, o la estrategia de ventas. Y dejan de lado una parte fundamental para el éxito a largo plazo: el dominio de los fundamentos contables y financieros. Esto es algo muy común, incluso entre los dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes), que pueden operar durante años sin una administración ordenada.
Los empresarios más exitosos tienen claro que los números de una compañía van más allá del pago mensual de impuestos. También hay que pensar en hacer un mejor uso de la información contable para tomar decisiones sobre la operación y la estrategia a largo plazo de la compañía. “La contabilidad y las finanzas son dos herramientas diferentes, pero complementarias”, explica Rodolfo Martínez Gamboa, socio fundador de RSM Bogarín, un despacho de contadores públicos de Mérida, Yucatán.
La contabilidad es una técnica que registra la información generada por el negocio, agrupándola por fechas y por acciones. Por ejemplo, las ventas del negocio en un mes o pago a proveedores. Con estos datos se generan losestados financieros todos los meses.
Las finanzas permiten analizar toda esa información generada en el pasado, verificar qué tan eficiente es la operación de la empresa y tomar mejores decisiones hacia el futuro. Como explican los especialistas, piensa en la información financiera como en una radiografía del negocio, que te dice qué le duele y cuál es la medicina para curarla.
“La buena noticia es que no hace falta que seas un experto en contabilidad o estudiar una maestría en finanzas, sino entender los fundamentos. Después de todo, siempre tendrás que contratar a un contador que te asesore”, dice Fernando Mata Camacho, director de Marketing de FG Electrical, una empresa de la Ciudad de México que se dedica a la fabricación y venta de equipos de media tensión a través de distribuidores.
Fue precisamente gracias a una mejor lectura de sus estados financieros y contables cómo este negocio familiar superó la crisis económica de 2008. Y sus directivos no sólo evitaron bajar la cortina, sino que a partir de ahí implementaron nuevas estrategias y lograron un crecimiento acelerado, que incluyó la apertura de tres nuevas divisiones de negocio.
Según Fernando, también es importante contar con las herramientas, procesos y sistemas tecnológicos necesarios para registrar esos datos, tenerlos a la mano en el momento preciso y elaborar estadísticas.
Los empresarios más exitosos tienen claro que los números de una compañía van más allá del pago mensual de impuestos. También hay que pensar en hacer un mejor uso de la información contable para tomar decisiones sobre la operación y la estrategia a largo plazo de la compañía. “La contabilidad y las finanzas son dos herramientas diferentes, pero complementarias”, explica Rodolfo Martínez Gamboa, socio fundador de RSM Bogarín, un despacho de contadores públicos de Mérida, Yucatán.
La contabilidad es una técnica que registra la información generada por el negocio, agrupándola por fechas y por acciones. Por ejemplo, las ventas del negocio en un mes o pago a proveedores. Con estos datos se generan losestados financieros todos los meses.
Las finanzas permiten analizar toda esa información generada en el pasado, verificar qué tan eficiente es la operación de la empresa y tomar mejores decisiones hacia el futuro. Como explican los especialistas, piensa en la información financiera como en una radiografía del negocio, que te dice qué le duele y cuál es la medicina para curarla.
“La buena noticia es que no hace falta que seas un experto en contabilidad o estudiar una maestría en finanzas, sino entender los fundamentos. Después de todo, siempre tendrás que contratar a un contador que te asesore”, dice Fernando Mata Camacho, director de Marketing de FG Electrical, una empresa de la Ciudad de México que se dedica a la fabricación y venta de equipos de media tensión a través de distribuidores.
Fue precisamente gracias a una mejor lectura de sus estados financieros y contables cómo este negocio familiar superó la crisis económica de 2008. Y sus directivos no sólo evitaron bajar la cortina, sino que a partir de ahí implementaron nuevas estrategias y lograron un crecimiento acelerado, que incluyó la apertura de tres nuevas divisiones de negocio.
Según Fernando, también es importante contar con las herramientas, procesos y sistemas tecnológicos necesarios para registrar esos datos, tenerlos a la mano en el momento preciso y elaborar estadísticas.
Lo que debes saber
Como mencionamos, los datos contables registran las operaciones del negocio después de los hechos, con reportes mensuales, trimestrales o anuales.
Las empresas que le sacan el máximo provecho a esa información son aquellas que la utilizan para hacer análisis financieros y tomar decisiones sobre temas como la eliminación de una línea de producción, el manejo de inventarioo la política de cobranza.
Considera que existen cuatro estados financieros básicos que debes aprender a interpretar, para llegar realmente al fondo de los problemas de tu negocio o identificar nuevas áreas de oportunidad.
1. Balance general. Es una fotografía de la empresa en un momento determinado: por ejemplo, cómo está al 31 de diciembre de 2011. Básicamente, te dice con cuántos recursos cuentas (activos), cuánto debes (pasivo), y cuánto generó la empresa y aportaron los socios (capital contable). Por eso, los activos son iguales a la suma del pasivo y el capital contable.
2. Estado de resultados. Es un estado financiero dinámico, una especie de película que siempre está referida a un periodo, señala Martínez Gamboa. Te muestra cómo se dio la operación de la empresa durante un periodo a nivel de ventas, flujo de efectivo, gastos, endeudamiento, etc. Por ejemplo, de enero a marzo de 2012. El resultado final es una utilidad o una pérdida. Ten cuidado cuando lo analices –advierten los dueños de FG Electrical–, porque “este reporte indica cuánto ganas, no cuánto tienes en el banco, ni cuándo cobras. Te puede decir ‘hiciste mucho dinero’, pero tal vez todo lo tengas en inventario o en cuentas por cobrar”.
3. Estado de flujo de efectivo. Te permite saber cuánto dinero realmente le está entrando a tu negocio (cash flow).
4. Estado de cambios en el capital contable. Presenta información relevante sobre los resultados de la compañía y los movimientos en la inversión de los accionistas durante un periodo determinado. En otras palabras, muestra el incremento o decremento en el patrimonio de las empresas, derivado de dos tipos de movimientos: los inherentes a las decisiones de los accionistas y a las utilidades o pérdidas.
La información es poder. Y en el caso de los números de tu negocio, si sabes interpretarlos podrás tener un diálogo más productivo con tu contador. Por ejemplo, podrás decidir cuál es el plazo para pagar un crédito que más te conviene, dependiendo de tu flujo de efectivo. O determinar el momento indicado para colocar un nuevo pedido de mercadería, de acuerdo al tiempo que tarda en desplazarse tu inventario.
La obligación del contador es generar la información y entregarla de forma ordenada, y la tuya es interpretarla y tomar mejores decisiones. Por ello, es recomendable que por lo menos te reúnas con tu contador una vez al mes. Y atención: esta junta debe ser dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al periodo a analizar.
Las empresas que le sacan el máximo provecho a esa información son aquellas que la utilizan para hacer análisis financieros y tomar decisiones sobre temas como la eliminación de una línea de producción, el manejo de inventarioo la política de cobranza.
Considera que existen cuatro estados financieros básicos que debes aprender a interpretar, para llegar realmente al fondo de los problemas de tu negocio o identificar nuevas áreas de oportunidad.
1. Balance general. Es una fotografía de la empresa en un momento determinado: por ejemplo, cómo está al 31 de diciembre de 2011. Básicamente, te dice con cuántos recursos cuentas (activos), cuánto debes (pasivo), y cuánto generó la empresa y aportaron los socios (capital contable). Por eso, los activos son iguales a la suma del pasivo y el capital contable.
2. Estado de resultados. Es un estado financiero dinámico, una especie de película que siempre está referida a un periodo, señala Martínez Gamboa. Te muestra cómo se dio la operación de la empresa durante un periodo a nivel de ventas, flujo de efectivo, gastos, endeudamiento, etc. Por ejemplo, de enero a marzo de 2012. El resultado final es una utilidad o una pérdida. Ten cuidado cuando lo analices –advierten los dueños de FG Electrical–, porque “este reporte indica cuánto ganas, no cuánto tienes en el banco, ni cuándo cobras. Te puede decir ‘hiciste mucho dinero’, pero tal vez todo lo tengas en inventario o en cuentas por cobrar”.
3. Estado de flujo de efectivo. Te permite saber cuánto dinero realmente le está entrando a tu negocio (cash flow).
4. Estado de cambios en el capital contable. Presenta información relevante sobre los resultados de la compañía y los movimientos en la inversión de los accionistas durante un periodo determinado. En otras palabras, muestra el incremento o decremento en el patrimonio de las empresas, derivado de dos tipos de movimientos: los inherentes a las decisiones de los accionistas y a las utilidades o pérdidas.
La información es poder. Y en el caso de los números de tu negocio, si sabes interpretarlos podrás tener un diálogo más productivo con tu contador. Por ejemplo, podrás decidir cuál es el plazo para pagar un crédito que más te conviene, dependiendo de tu flujo de efectivo. O determinar el momento indicado para colocar un nuevo pedido de mercadería, de acuerdo al tiempo que tarda en desplazarse tu inventario.
La obligación del contador es generar la información y entregarla de forma ordenada, y la tuya es interpretarla y tomar mejores decisiones. Por ello, es recomendable que por lo menos te reúnas con tu contador una vez al mes. Y atención: esta junta debe ser dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al periodo a analizar.
Cuentas en orden
Gonzalo y Fernando Mata Camacho, director de Operaciones y de Marketing de FG Electrical, respectivamente, pueden dar testimonio de la ventaja que significa para un empresario comprender la dinámica contable y financiera de su negocio. La compañía, que hoy tiene 25 años en el mercado, utiliza insumos importados en su proceso de fabricación y, por ello, maneja precios de venta en dólares. Hace cuatro años, en plena crisis financiera mundial, la moneda mexicana se devaluó y las constructoras (principal consumidor final de sus productos), disminuyeron significativamente sus órdenes de compra.
“Las crisis te ponen a reflexionar, pues básicamente las ventas caen, te dejan de pagar los clientes y puedes llegar a tener problemas con el flujo de efectivo”, comenta Gonzalo. La solución fue contratar un gerente comercial que estableció políticas de ventas, de crédito y descuento muy claras y estrictas. “Nos organizamos mejor y profesionalizamos la empresa”, agrega Fernando.
Con el estado de resultados bajo la lupa, los directivos pudieron cortar gastos innecesarios y darse cuenta de que, por ejemplo, no tenían un buen control de los presupuestos. “El estado de resultados era positivo y creíamos que todo iba bien”, recuerda Fernando. Pero una cosa es cuánto estás ganando, cuánto estás efectivamente cobrando y cuánto tienes en el banco para cubrir tus diferentes gastos en determinado plazo.
Como la mayoría de las empresas, FG Electrical debe tener liquidez a fin de mes. “Es cuando nos llegan las buenas oportunidades y, si tenemos el dinero disponible en ese momento, podemos hacer buenos negocios”, dice Gonzalo.
Al manejar mejor su flujo de efectivo, la empresa fue capaz de aprovechar mejor los descuentos por pronto pago y pudo incursionar en nuevas áreas del negocio, como las conexiones de fibra óptica.
Los hermanos sostienen que estar en constante contacto con tu contador te permite medir bien los riesgos. “El emprendedor siempre tiene ganas de seguir empujando y el contador es como el freno de mano, que te alerta y te pone a reflexionar que pueden venir tiempos de vacas flacas”, aseguran.
Por ello, recomiendan tener un amplio conocimiento del mercado en el que te mueves y de su dinámica (por ejemplo, si tienes un restaurante, ¿cómo se mueven los precios de los alimentos según las estaciones del año?). Además sugieren hacer tres pronósticos de resultados: el regular, otro por si las cosas salen muy bien, y otro pesimista.
Para llevar una administración contable y financiera inteligente, otra sugerencia es adquirir un software de administración contable. Busca un sistema que te ayude a registrar y controlar la operación y que a su vez sea flexible. La idea es contar con una herramienta amigable que entiendas, cubra tus necesidades y no se limite a generar reportes, sino que te ofrezca información valiosa como estadísticas para realizar proyecciones financieras.
En el mercado existen soluciones integrales como Aspel-COI, un sistema de contabilidad que procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de una empresa. Por su parte, CONTPAQi ofrece distintos productos para llevar la nómina, la contabilidad y la factura electrónica.
Una alternativa para un negocio que va comenzando y cuenta con menores recursos es Pixative (www.pixative.com), empresa fundada por los hermanos Carlos y Rubén Cessa, ganadores de la primera edición de Wayra México. Por un pago mensual, este sistema ofrece a las empresas no sólo el servicio de facturación electrónica, sino también tener acceso en tiempo real sobre ventas, generación de estadísticas de ingresos y gastos, validación de facturas de proveedores y ubicación geográfica de los clientes.
Gonzalo y Fernando han aprendido que la interpretación de los números es clave para llevar un negocio a la meta del crecimiento. Gracias al trabajo en conjunto con sus contadores y asesores, desde hace cuatro años FG Electrical sabe bien en qué invierte, por qué y cuál será el retorno de esa inversión. Por eso, ahora tiene entre sus planes incursionar en Estados Unidos y América Latina.
“Las crisis te ponen a reflexionar, pues básicamente las ventas caen, te dejan de pagar los clientes y puedes llegar a tener problemas con el flujo de efectivo”, comenta Gonzalo. La solución fue contratar un gerente comercial que estableció políticas de ventas, de crédito y descuento muy claras y estrictas. “Nos organizamos mejor y profesionalizamos la empresa”, agrega Fernando.
Con el estado de resultados bajo la lupa, los directivos pudieron cortar gastos innecesarios y darse cuenta de que, por ejemplo, no tenían un buen control de los presupuestos. “El estado de resultados era positivo y creíamos que todo iba bien”, recuerda Fernando. Pero una cosa es cuánto estás ganando, cuánto estás efectivamente cobrando y cuánto tienes en el banco para cubrir tus diferentes gastos en determinado plazo.
Como la mayoría de las empresas, FG Electrical debe tener liquidez a fin de mes. “Es cuando nos llegan las buenas oportunidades y, si tenemos el dinero disponible en ese momento, podemos hacer buenos negocios”, dice Gonzalo.
Al manejar mejor su flujo de efectivo, la empresa fue capaz de aprovechar mejor los descuentos por pronto pago y pudo incursionar en nuevas áreas del negocio, como las conexiones de fibra óptica.
Los hermanos sostienen que estar en constante contacto con tu contador te permite medir bien los riesgos. “El emprendedor siempre tiene ganas de seguir empujando y el contador es como el freno de mano, que te alerta y te pone a reflexionar que pueden venir tiempos de vacas flacas”, aseguran.
Por ello, recomiendan tener un amplio conocimiento del mercado en el que te mueves y de su dinámica (por ejemplo, si tienes un restaurante, ¿cómo se mueven los precios de los alimentos según las estaciones del año?). Además sugieren hacer tres pronósticos de resultados: el regular, otro por si las cosas salen muy bien, y otro pesimista.
Para llevar una administración contable y financiera inteligente, otra sugerencia es adquirir un software de administración contable. Busca un sistema que te ayude a registrar y controlar la operación y que a su vez sea flexible. La idea es contar con una herramienta amigable que entiendas, cubra tus necesidades y no se limite a generar reportes, sino que te ofrezca información valiosa como estadísticas para realizar proyecciones financieras.
En el mercado existen soluciones integrales como Aspel-COI, un sistema de contabilidad que procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de una empresa. Por su parte, CONTPAQi ofrece distintos productos para llevar la nómina, la contabilidad y la factura electrónica.
Una alternativa para un negocio que va comenzando y cuenta con menores recursos es Pixative (www.pixative.com), empresa fundada por los hermanos Carlos y Rubén Cessa, ganadores de la primera edición de Wayra México. Por un pago mensual, este sistema ofrece a las empresas no sólo el servicio de facturación electrónica, sino también tener acceso en tiempo real sobre ventas, generación de estadísticas de ingresos y gastos, validación de facturas de proveedores y ubicación geográfica de los clientes.
Gonzalo y Fernando han aprendido que la interpretación de los números es clave para llevar un negocio a la meta del crecimiento. Gracias al trabajo en conjunto con sus contadores y asesores, desde hace cuatro años FG Electrical sabe bien en qué invierte, por qué y cuál será el retorno de esa inversión. Por eso, ahora tiene entre sus planes incursionar en Estados Unidos y América Latina.
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